Ogni cosa da fare per un cliente è un'attività, con la sua scadenza, la sua priorità e
la persona che la segue. Gli elenchi sono tre: quello che è arrivato e nessuno ha
ancora preso, quello che è in mano a qualcuno, quello che è stato chiuso. La
differenza però si vede quando aprite una singola attività:
tutto quello che serve per lavorarla è lì dentro, non sparso in
quattro posti.
Demo interattiva · dati di esempio
Provala: clicca la riga con apri, poi passa da una scheda all'altra
e spunta i passaggi. I dati sono inventati, e si apre solo la prima riga.
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Canale
Oggetto
Contatto
Team
Assegnata a
Scadenza
Avanzamento
Completa
Cestina
E-mail
Marta RossiRossi & Associati
Contabilità e fatture
Chiara B.
-2 gg
2/3
Pratica
Bilancio: verifica saldi banca
Luca BianchiDitta Bianchi Srl
Contabilità e fatture
Chiara B.
3 gg
0/4
Telefono
Assunzione — pratica di ingresso
Giulia VerdiOfficine Verdi Snc
Paghe e contributi
Marco R.
9 gg
1/6
Ricorrente
Distinte SDD di dicembre
Anna NeriFratelli Neri Srl
Contabilità e fatture
Chiara B.
12 gg
0/2
F24 — versamento ritenute di dicembre
Rossi & Associatiscaduta il 14/01/2026Chiara B.Contabilità e fatture
Oggetto
F24 — versamento ritenute di dicembre
Descrizione
Ritenute su collaboratori e professionisti.
La delega va firmata dal cliente prima dell'invio.
Contatto
Rossi & Associati
Team
Contabilità e fatture
Assegnatario
Chiara B.
Scadenza · fissata dalla ricorrenza
14/01/2026 — scaduta da 2 giorni
Priorità
Alta
Urgente
No
Arriva dalla scadenza ricorrente di ogni mese: cliente, team e data sono già
compilati, nessuno li riscrive.
I passaggi arrivano dal modello della pratica, già nell'ordine in cui si
fanno. Spunta il terzo e guarda cosa cambia qui sotto.
↓ Posta ricevuta · 1 allegato
Re: F24 dicembre — conferma importi
Confermiamo gli importi che ci avete mandato. Vi rimando la delega firmata
in allegato….
Una cosa: il collaboratore nuovo è partito il 18 di dicembre, non il primo,
quindi controllate voi se cambia qualcosa sulle ritenute. Grazie e buone
feste.
Rossi & Associati • 12 gen, 09:14
↑ Posta inviata
F24 dicembre — importi da confermare
Buongiorno, in allegato il riepilogo delle ritenute di dicembre. Ci
confermate gli importi e ci rimandate la delega firmata?
a paghe@rossiassociati.it • 11 gen, 17:40
Nota
Ritenute su un collaboratore nuovo: verificare l'aliquota prima di
compilare la delega.
Chiara B. • 10 gen
La corrispondenza con il cliente e le note dello studio stanno dentro
l'attività: quello che è arrivato e quello che è stato inviato.
F24_dicembre.pdf10 gen
Delega_firmata.pdf12 gen
Gli allegati restano dentro la pratica, e il file è salvato nel cloud
Microsoft dello studio: resta dove sta già oggi.
Scadenza spostata dal 16/12/2025 al 14/01/2026Chiara B.12 dic
Allegato aggiunto: Delega_firmata.pdfChiara B.12 gen
Presa in caricoChiara B.3 dic
Assegnata a Chiara B.Marco R.2 dic
Ogni movimento resta con nome e data. È così che si risponde quando un
cliente chiede perché una cosa è slittata.
Resta un passaggio da spuntarePronta da chiudere
Chiudendo l'attività nasce la scadenza del mese dopo, con i suoi passaggi.
Le urgenti in cima, e la scadenza si vede dal colore
Elenco delle attività per priorità e scadenza
In cima c'è quello che scade prima, e il colore della scadenza si vede da lontano:
rosso se è passata, giallo se è questione di giorni, verde se c'è tempo. Non
serve leggere le date per capire dove guardare.
Rendicontazione: cosa è stato chiuso, e quando
Archivio delle attività chiuse e rendiconto al cliente
L'archivio delle attività concluse, con la data di chiusura e chi le ha lavorate.
Serve per la relazione al cliente e per la domanda di fine anno: «quanto abbiamo
fatto per loro?».
Le scadenze
Calendario Scadenze
Calendario delle scadenze dello studio
Lo stesso lavoro visto per data invece che in elenco: il mese davanti agli occhi, con
le scadenze giorno per giorno. Risponde alla domanda che un elenco non risolve:
«la settimana prossima ce la facciamo?».
Gli adempimenti che tornano: mensili, trimestrali, annuali, con il giorno del mese
che ti serve. Ognuno porta il cliente, il team e chi lo lavora di solito.
La scadenza successiva nasce alla chiusura di quella prima, non a calendario: così
non ti trovi dieci mesi aperti insieme. Una ricorrenza si può sospendere o avere
una data di fine: «ultima rata a ottobre 2027», senza scriverlo in una nota.
Modelli Attività
Modelli di procedura, con la lista dei passaggi
Le procedure dello studio, scritte una volta. Un modello contiene i passaggi di quel
tipo di pratica, e si può assegnare a una scadenza ricorrente: ogni mese l'attività
nasce con la sua procedura dentro.
Quanti giorni prima un'attività si considera in scadenza lo decidi tu, per
ciascuna delle quattro priorità: sono numeri dello studio, non del programma.
Demo interattiva · dati di esempio
Le scadenze ricorrenti dello studio, con la loro cadenza. Chiudi quella in corso e
guarda cosa compare.
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Scadenze Ricorrenti3 ricorrenze
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Nuova Ricorrenza
Scadenza
Cadenza
Contatto
Team
Da
In corso
Cedolini
mensile, il 27
Officine Verdi Snc
Paghe
Chiara B.
27/01/2026chiusa il 27/01/2026
Prossima27/02/2026 · nata
adesso, alla chiusura di quella prima
UniEmens
mensile, il 16
Rossi & Associati
Paghe
Marco R.
sospesa
Autoliquidazione INAIL
annuale, il 16 febbraio
Ditta Bianchi Srl
Paghe
Chiara B.
16/02/2026ultima a ottobre 2027
La successiva è nata adesso, non a inizio anno: per questo non ti trovi dodici mesi
aperti insieme.
Lo studio diviso per squadre (contabilità, paghe, consulenza) con le persone che
ne fanno parte. Ogni attività appartiene a un team, così quando una persona è
fuori si sa chi può prenderla.
Ogni persona in un team ha un gruppo di permessi, e il gruppo decide cosa può
vedere e cambiare. Si assegna al gruppo, non a una persona per volta.
Tag
Etichette per raggruppare le attività
Etichette per raggruppare il lavoro come ti serve: tipo di pratica, campagna,
categoria di cliente. Un tag può appartenere a un team, così ogni squadra vede le sue e non
l'elenco di tutti.
Contatti e Aziende
Anagrafica dei clienti e dei contatti
La rubrica dello studio: le persone e le aziende per cui lavori, con i riferimenti
e il referente interno. Ogni attività si collega a un contatto, ed è così che si
risponde a «cosa abbiamo aperto per questo cliente?».
Quanto tempo in ogni pratica
opzionale
La mia giornata
Timesheet, cioè la registrazione delle ore
La quadratura della giornata: quante ore sono state registrate, su cosa, e quanto
manca per arrivare alla giornata piena. Serve a chi deve sapere dove finisce il
tempo dello studio.
Puoi tenere la registrazione delle ore spenta, chiedere le ore alla
chiusura, o contare l'intera giornata. Se la tieni spenta non compare nemmeno nel
menù.
L'ERP Scomposto decide cosa va fatto, da chi e in che ordine: è la regia del
processo. L'Assistente Digitale è la scrivania su cui quel lavoro si fa. Per gli
studi che hanno entrambi, le pratiche si aprono dall'Assistente Digitale senza
cambiare programma, e il dato resta in un posto solo.
È un collegamento, non una copia: i due programmi si parlano attraverso l'API.
Se la registrazione delle ore è accesa, la giornata si presenta così.
Demo interattiva · dati di esempio
La giornata con le ore registrate e quanto manca. Registra il tempo sull'ultima
attività e guarda il totale.
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La mia giornataLe ore di oggi
6h308h / 8h
Attività
Contatto
Ore
Cedolini di dicembre
Officine Verdi Snc
2h30
UniEmens
Rossi & Associati
1h30
Assunzione
Fratelli Neri Srl
2h30
F24 ritenute
Ditta Bianchi Srl
1h30
La giornata si chiude a otto ore. Il tempo si registra sull'attività che si sta
chiudendo, non su un foglio a fine mese.
L'Assistente Digitale si usa da solo: l'ERP non serve. Per gli studi che hanno anche
quello il collegamento c'è già, perché lo sviluppiamo noi. Con gli altri programmi c'è
un'API documentata, e la fattibilità la verifichiamo prima di prometterla: le
automazioni che hai costruito continuano a funzionare, e i dati non si ricopiano a
mano da un programma all'altro.
noNon è un gestionale fiscale e non sostituisce il tuo.
noNon è un altro archivio da tenere aggiornato a mano.
sìÈ il posto dove si sa cosa scade e chi lo gestisce.
Sì. Si sospende, oppure le si dà una data di fine, per esempio «ultima rata a
ottobre 2027», senza doverlo scrivere in una nota che poi nessuno rilegge.
Si possono avere procedure diverse per tipo di pratica?
Sì: un modello per ciascun tipo di pratica, con i passaggi già nell'ordine in cui
si fanno. Non serve che l'attività sia ricorrente. Se lo è, il modello si assegna
alla ricorrenza e ogni volta l'attività nasce con la sua procedura dentro.
Le mail del cliente entrano nella pratica?
Sì. Il programma legge una cassetta postale Microsoft 365 dello studio, e da lì la
corrispondenza entra nell'attività: quella ricevuta e quella inviata, insieme alle
note dello studio e agli allegati.
Quanti giorni prima un'attività si considera in scadenza?
Lo decidi tu, per ciascuna delle quattro priorità: sono numeri dello studio,
non del programma.
Cosa succede quando si chiude un'attività ricorrente?
Nasce quella del periodo dopo, con la sua data e i suoi passaggi. Non si aprono
dieci mesi insieme a calendario: la successiva arriva alla chiusura della
precedente.
Mezz'ora divisa in due: ti facciamo vedere l'Assistente Digitale su dati di esempio, e
ci racconti come gestisci gli adempimenti oggi. I tuoi adempimenti si guardano dopo,
quando analizziamo il tuo metodo di lavoro: in mezz'ora non c'è tempo, e non è quello
lo scopo.
