Le funzionalità dell'Assistente Digitale

Attività, scadenze, ricorrenze, team, tempi: cosa c'è dentro e a cosa serve.

Gestione delle attività e rendicontazione

Ogni cosa da fare per un cliente è un'attività, con la sua scadenza, la sua priorità e la persona che la segue. Gli elenchi sono tre: quello che è arrivato e nessuno ha ancora preso, quello che è in mano a qualcuno, quello che è stato chiuso. La differenza però si vede quando aprite una singola attività: tutto quello che serve per lavorarla è lì dentro, non sparso in quattro posti.

Provatela: cliccate la riga con apri, poi passate da una scheda all'altra e spuntate i passaggi. I dati sono inventati, e si apre solo la prima riga.

Attività in Corso 4 di 128

F24 — versamento ritenute Rossi & Associati -2 gg

Bilancio: verifica saldi banca Ditta Bianchi Srl 3 gg

Assunzione — pratica di ingresso Officine Verdi Snc 9 gg

Distinte SDD di dicembre Fratelli Neri Srl 12 gg

F24 — versamento ritenute di dicembre

Rossi & Associati scaduta il 14/01/2026 Chiara B. Contabilità e fatture

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Dettagli Sotto-Attività 3 Note e Posta 3 Risorse 2 Storico

Oggetto F24 — versamento ritenute di dicembre

Descrizione Ritenute su collaboratori e professionisti. La delega va firmata dal cliente prima dell'invio.

Contatto Rossi & Associati

Team Contabilità e fatture

Assegnatario Chiara B.

Scadenza · fissata dalla ricorrenza 14/01/2026 — scaduta da 2 giorni

Priorità Alta

Urgente No

Arriva dalla scadenza ricorrente di ogni mese: cliente, team e data sono già compilati, nessuno li riscrive.

Estrarre i dati dalle paghe
Compilare la delega F24
Inviare al cliente per conferma

I passaggi arrivano dal modello della pratica, già nell'ordine in cui si fanno. Spuntate il terzo e guardate cosa cambia qui sotto.

↓ Posta ricevuta · 1 allegato

Re: F24 dicembre — conferma importi

Confermiamo gli importi che ci avete mandato. Vi rimando la delega firmata in allegato…leggi tutto. Una cosa: il collaboratore nuovo è partito il 18 di dicembre, non il primo, quindi controllate voi se cambia qualcosa sulle ritenute. Grazie e buone feste.

Rossi & Associati • 12 gen, 09:14

↑ Posta inviata

F24 dicembre — importi da confermare

Buongiorno, in allegato il riepilogo delle ritenute di dicembre. Ci confermate gli importi e ci rimandate la delega firmata?

a paghe@rossiassociati.it • 11 gen, 17:40

Nota

Ritenute su un collaboratore nuovo: verificare l'aliquota prima di compilare la delega.

Chiara B. • 10 gen

Le mail in entrata e in uscita stanno nello stesso elenco delle note, come nel programma: ricostruire uno scambio leggendo due elenchi separati è peggio del problema che risolverebbe. La direzione si vede dalla freccia, dal filetto a sinistra e dal fondo delle ricevute.

F24_dicembre.pdf10 gen
Delega_firmata.pdf12 gen

Gli allegati restano attaccati alla pratica: non c'è una cartella da ricordarsi di cercare.

Scadenza spostata dal 16/12/2025 al 14/01/2026Chiara B.12 dic
Allegato aggiunto: Delega_firmata.pdfChiara B.12 gen
Presa in caricoChiara B.3 dic
Assegnata a Chiara B.Marco R.2 dic

Ogni movimento resta con nome e data. È così che si risponde quando un cliente chiede perché una cosa è slittata.

Resta un passaggio da spuntare Pronta da chiudere Chiudi attività

Nel programma vero, chiudendo l'attività nasce l'occorrenza del mese dopo: qui la scheda si limita a richiudersi.

Le urgenti in cima, e la scadenza si vede dal colore

In cima c'è quello che scade prima, e il colore della scadenza si vede da lontano: rosso se è passata, giallo se è questione di giorni, verde se c'è tempo. Non serve leggere le date per capire dove guardare.

Rendicontazione: cosa è stato chiuso, e quando

L'archivio delle attività concluse, con la data di chiusura e chi le ha lavorate. Serve per la relazione al cliente e per la domanda a fine anno — «quanto abbiamo fatto per loro?».

Le scadenze

Calendario Scadenze

Lo stesso lavoro visto per data invece che in elenco: il mese davanti agli occhi, con le scadenze giorno per giorno. Risponde alla domanda che un elenco non risolve — «la settimana prossima ce la facciamo?».

Scadenze Ricorrenti

Gli adempimenti che tornano: mensili, trimestrali, annuali, con il giorno del mese che vi serve. Ognuno porta il cliente, il team e chi lo lavora di solito.

La scadenza successiva nasce alla chiusura di quella prima, non a calendario: così non vi trovate dieci mesi aperti insieme. Una ricorrenza si può sospendere o avere una data di fine — «ultima rata a ottobre 2027» senza scriverlo in una nota.

Modelli Attività

Le procedure dello studio, scritte una volta. Un modello contiene i passaggi di quel tipo di pratica, e si può assegnare a una scadenza ricorrente: ogni mese l'attività nasce con la sua procedura dentro.

Quanti giorni prima un'attività si considera in scadenza lo decidete voi, per ciascuna delle quattro priorità: sono numeri dello studio, non del programma.

Chi lavora, e chi vede cosa

Team

Lo studio diviso per squadre — contabilità, paghe, consulenza — con le persone che ne fanno parte. Ogni attività appartiene a un team, così quando una persona è fuori si sa chi può prenderla.

Ogni persona in un team ha un gruppo di permessi, e il gruppo decide cosa può vedere e cambiare. Si assegna al gruppo, non a una persona per volta.

Tag

Etichette per raggruppare il lavoro come vi serve: tipo di pratica, campagna, categoria di cliente. Un tag può appartenere a un team, così ogni squadra vede le sue e non l'elenco di tutti.

Contatti e Aziende

La rubrica dello studio: le persone e le aziende per cui lavorate, con i riferimenti e il referente interno. Ogni attività si collega a un contatto, ed è così che si risponde a «cosa abbiamo aperto per questo cliente?».

Il tempo, se lo contate

opzionale

La mia giornata

La quadratura della giornata: quante ore sono state registrate, su cosa, e quanto manca per arrivare alla giornata piena. Serve a chi deve sapere dove finisce il tempo dello studio.

Ha tre livelli, e il primo è «spenta»: nessuna registrazione richiesta, oppure il tempo chiesto alla chiusura di ogni attività, oppure il timelog dell'intera giornata con la quadratura delle ore. Chi non la accende non se la trova nel menù.

con l'ERP

Pratiche

Per gli studi che usano anche l'ERP Smartprovider, le pratiche stanno là — assunzioni, cessazioni e gli altri procedimenti con i loro documenti — e si aprono dal menù di sinistra dell'Assistente Digitale, senza cambiare programma.

È un collegamento, non una copia: i due programmi si parlano attraverso l'API, e il dato sta in un posto solo.

Come si collega a quello che avete già

C'è un'API documentata. Le automazioni che avete già costruite — la PEC che arriva, gli F24 da smistare, l'esportazione di fine mese — continuano a funzionare, e il gestionale dello studio può leggere e scrivere le attività senza che nessuno ricopi niente a mano.

noNon è un gestionale fiscale e non sostituisce il vostro.

noNon è un altro archivio da tenere aggiornato a mano.

sìÈ il posto dove si sa cosa scade e chi lo gestisce.