Le scadenze non si dimenticano. Si vedono.
Software di gestione scadenze e adempimenti per studi professionali
Ogni attività ha una data, un responsabile e una storia. L'Assistente Digitale li tiene insieme, così nessuno deve più chiedere «a che punto siamo?».
Demo guidata di 30 minuti · nessuna installazione · senza impegno
Demo interattiva · dati di esempio
L'elenco delle attività in corso. Chiudi quella con i passaggi tutti spuntati e guarda cosa compare.
Assistente Digitale4.0
CBChiara B.
| Oggetto | Contatto | Scadenza | Avanzamento |
|---|---|---|---|
| Cedolini di dicembre — invio | Officine Verdi Snc | -2 gg chiusa oggi | 3 di 3 conclusa |
| Cedolini di gennaio — invionata adesso | Officine Verdi Snc | 27 gg | 0 di 3 |
| UniEmens — trasmissione mensile | Rossi & Associati | 3 gg | 1 di 2 |
| Assunzione — pratica di ingresso | Fratelli Neri Srl | 9 gg | 2 di 5 |
| F24 — versamento ritenute | Ditta Bianchi Srl | 12 gg | 0 di 3 |
La scadenza del mese dopo è nata adesso, con la sua data: nessuno l'ha inserita a mano.
Il lavoro di uno studio non si perde. Si disperde.
Le scadenze stanno su un foglio Excel condiviso, in una casella di posta e nella testa di chi le ricorda. Gli adempimenti che tornano ogni mese si riaprono a mano. E quando una persona è fuori, nessuno sa con precisione cosa aveva in carico: il cliente lo scopre prima di te, e lo scopre insieme alla sanzione.
Non è che le persone sbaglino. È che scadenza, responsabile, documenti e stato di avanzamento stanno in quattro posti diversi: tenere allineato lo scadenzario diventa un lavoro a parte, e non finisce mai.
Tutte le attività in un posto solo, con le regole dello studio.
Il software di gestione scadenze dello studio, in sei punti.
Il mese prossimo è già pronto
Scadenze ricorrenti automatiche
A gennaio nessuno riscrive lo scadenzario dell'anno: le scadenze che tornano si ripresentano da sole, con il cliente e il team già assegnati.
Ogni pratica ha i suoi passaggi
Modelli di procedura (checklist)
Per ogni tipo di pratica l'elenco dei passaggi è già scritto. Chi la prende in carico vede subito cosa c'è da fare e cosa manca.
Ognuno trova il suo lavoro
Gruppi di permessi per team
Ognuno apre il programma e trova le attività della sua squadra. Quelle degli altri team non le vede, e non c'è niente da impostare persona per persona.
Resta scritto chi ha fatto cosa
Storico delle modifiche su ogni attività
Assegnazioni, scadenze spostate, note, allegati: ogni passaggio resta registrato con nome e data. Se qualcuno chiede perché una scadenza è slittata, la risposta c'è.
Le mail restano dentro la pratica
Archivio mail collegate alla pratica
La corrispondenza con il cliente sta dentro l'attività a cui si riferisce, non in una cartella a parte.
Le ore si contano solo se ti servono
Timesheet e rendicontazione ore
Il tempo si registra chiudendo l'attività, non compilando un foglio ore a fine mese. È una funzione facoltativa: si attiva solo se allo studio serve.
«E con i nostri adempimenti?» Guardiamoli insieme.
Richiedi una demoArrivo, presa in carico, chiusura.
Arrivo
Un'attività nasce da una scadenza ricorrente, da una mail, da una telefonata, oppure la inserisce chi la riceve. In ogni caso arriva con il cliente, la data e la priorità già dentro.
Presa in carico
La prende chi la lavora, oppure la assegna il responsabile del team. Da quel momento c'è un nome accanto all'attività, e si sa a chi chiedere.
Chiusura
L'attività si chiude quando i passaggi sono spuntati, con le ore se lo studio le registra. Quello che si è chiuso resta: a fine mese si sa cosa è stato fatto, per chi e da chi.
Quando il foglio condiviso non basta più
Un foglio Excel condiviso funziona finché le cose da ricordare sono poche. Poi comincia a costare: qualcuno deve tenerlo aggiornato, qualcuno chiede a che punto è una pratica, e a fine mese nessuno sa dire con precisione che lavoro è stato fatto per ogni cliente.
| Aspetto | Foglio condiviso | Assistente Digitale |
|---|---|---|
| Scadenze che tornano ogni mese | Si duplica la riga a mano | Nasce da sé alla chiusura |
| Chi la sta seguendo | Una colonna da aggiornare a mano | Assegnatario e team su ogni attività |
| Cosa è cambiato e quando | L'ultima versione salvata | Ogni movimento con nome e data |
| Chi vede che cosa | Chi ha il collegamento vede tutto | Permessi per team e per gruppo |
| La corrispondenza col cliente | In una casella di posta | Dentro l'attività a cui si riferisce |
| Quando una persona è in ferie | Si chiede in giro | Il team vede a che punto è |
| Il lavoro fatto per un cliente | Si ricostruisce a memoria | Resta registrato, cliente per cliente |
| Quando entra una persona nuova | Impara guardando il vicino, e consuma il tempo di un senior | Trova scritto come si fa |
| Ognuno fa a modo suo | Si rifà il lavoro già fatto | Gli stessi passaggi per tutti |
Convive con i programmi che usi già.
L'Assistente Digitale non prende il posto del gestionale, del portale delle paghe o della posta: ci si affianca. E quando serve collegarlo a uno dei programmi che usi, la fattibilità la verifichiamo prima di prometterla — possiamo farlo perché la piattaforma su cui è costruito la sviluppiamo noi.
Di chi sono i dati dei tuoi clienti
Il sistema in cui lavori è intestato allo studio, e così i dati che contiene — compresi quelli che nascono da uno sviluppo fatto su misura. Gli allegati che arrivano per posta vengono agganciati all'attività, ma il file resta nel cloud Microsoft dove sta già oggi.
I server sono in Europa. Dentro Smartprovider ai dati accede solo il personale autorizzato, e solo per assistenza, supporto tecnico e formazione: nessun altro, e per nessun altro motivo.
E se un domani decidi di andartene, ti aiutiamo a spostare tutto: le chiavi sono tue.
Per gli studi che ogni mese hanno le stesse scadenze.
Cedolini, contributi, dichiarazioni, bilanci: gli adempimenti cambiano da una professione all'altra, il modo di gestirli no. È per questo che le stesse regole valgono per un consulente del lavoro e per un commercialista.
- Consulenti del lavoro
- Commercialisti
- Studi associati
- STP
- Studi tecnici
Che cosa succede dopo la demo
Chi valuta un programma nuovo vuole sapere una cosa sola: chi ci mette dentro i dati. Li mettiamo noi, con te, partendo dalle tue ricorrenze.
Analizziamo insieme il tuo metodo di lavoro
Guardiamo tre o quattro dei tuoi adempimenti ricorrenti e come li gestisci oggi: per ogni passaggio quanto tempo prende e quante volte all'anno lo ripeti.
Consolidiamo un metodo di lavoro
Le ricorrenze, i clienti e i team entrano nel programma. I passaggi delle pratiche che ripeti diventano modelli, e i modelli diventano metodo condiviso.
Il lavoro fatto non si perde
A fine mese si vede cosa è stato fatto per ogni cliente. Quello che è stato svolto resta scritto, e si può fatturare.
Domande ricorrenti
Si integra con il gestionale che usiamo già?
Dipende da quale, e la risposta non è mai un no di principio: l'Assistente Digitale è costruito sulla nostra piattaforma, quindi un collegamento si può valutare e costruire. Dicci quale programma usi e verifichiamo la fattibilità prima di prometterla. Le automazioni che hai già costruito — la PEC, gli F24 da smistare, l'esportazione di fine mese — continuano a funzionare.
Serve anche a uno studio piccolo?
Sì. C'è chi lo usa da solo, per tenere la propria agenda di scadenze, e ci sono studi di tre o quattro persone. Il numero di persone conta meno di quante cose tornano ogni mese.
Serve anche l'ERP Smartprovider?
No. L'Assistente Digitale funziona da solo. La piattaforma sotto è la stessa dei nostri altri moduli, e conta solo se un domani ti servirà qualcosa in più.
Sostituisce il nostro software fiscale?
No, e non ci prova. Non è un gestionale fiscale: gestisce le attività, le scadenze e chi le lavora. Il collegamento con il tuo gestionale passa dall'API, e lo verifichiamo caso per caso.
La registrazione delle ore è obbligatoria?
No. La gestione del tempo ha tre livelli e il primo è «spenta»: nessuna registrazione richiesta, oppure il tempo chiesto alla chiusura di ogni attività, oppure il timesheet dell'intera giornata con la quadratura delle ore. Se non la attivi, la registrazione delle ore non compare nel menù.
Funziona anche per commercialisti, avvocati e studi professionali in genere?
Sì. Gli adempimenti cambiano, la struttura no: scadenze ricorrenti, modelli di procedura, team e permessi valgono per cedolini e contributi come per dichiarativi, bilanci e scadenze di studio.
Serve Microsoft 365?
Se ce l'hai già, gli allegati finiscono nel tuo spazio. Se non ce l'hai, ne attiviamo uno dedicato, intestato allo studio: l'account è tuo in entrambi i casi.
Gli aggiornamenti sono compresi?
Sì, se il sistema lo gestiamo noi: manutenzione e aggiornamenti sono inclusi, e hai sempre l'ultima versione senza doverci pensare. L'Assistente Digitale è il nostro programma, ed è la parte che teniamo aggiornata noi.
Se un domani smettiamo, i dati restano a noi?
Sì. La base di dati è tua, compreso quello che è stato sviluppato su misura per il tuo studio, e ti diamo supporto per spostare la soluzione altrove. L'Assistente Digitale è il nostro programma e resta nostro: è la parte che teniamo aggiornata noi.
Aiuta a capire cosa fatturare a fine mese?
Quello che viene chiuso resta registrato: che lavoro è stato fatto, per quale cliente e da chi. A fine mese il dato c'è e non va ricostruito a memoria. Quanto se ne fattura dipende da come fatturi tu.
Che cosa vede ciascuna persona dello studio?
Quello che riguarda il suo team. I permessi si assegnano al gruppo a cui la persona appartiene dentro quel team, non una persona per volta, e ogni cambio di gruppo dice quanti permessi aggiunge o toglie.
Quanto tempo serve per iniziare?
Quindici giorni per avere lo studio dentro, con le ricorrenze, i clienti e i team caricati. Da lì dipende da te: i passaggi delle pratiche li scrivi tu, e il tempo che ci vuole è quello che serve a metterli per iscritto la prima volta.
Quanto costa?
Un canone per postazione: si paga per le persone che lo usano, non per lo studio. Quante sono lo sai tu, quindi il conto si fa nella mezz'ora insieme.
Mezz'ora per vedere il programma.
Mezz'ora divisa in due: ti facciamo vedere l'Assistente Digitale su dati di esempio, e ci racconti come gestisci gli adempimenti oggi. I tuoi adempimenti si guardano dopo, quando analizziamo il tuo metodo di lavoro: in mezz'ora non c'è tempo, e non è quello lo scopo.